3个技巧，解决90%的时间不够问题

2018-03-19 15:13:40

今年时间过得特别快，一过完春节，差不多就3月份了。圈外不少学员都说，上班第一周实在太忙了。然后就有人问：圈圈，你创业要对外融资、对内管理，自己还要做课程、写文章、做演讲，而且圈外几十个学员群，还能经常看到你发言，时间是怎么安排的？这个问题，从我过去做咨询到现在创业，就不断被人问起。所以今天就来写写时间管理，而且我立个flag：从时间管理的认知到技巧，争取只用一篇文章写清楚，以后再也不写这个话题。先抛结论：大部分人的时间不够用，不是时间管理的问题，也不是能力不足的问题，更不是意志力的问题，而是源于几个认知误区。

误区1：高估效率的重要性、低估思维的重要性

有次同事跟我说，他工作效率很低，经常加班，但每天的to do list里还是会剩下一大堆未完成任务。我跟他说，我的工作效率更低。他死活不信，于是我连续一周，记录了自己的时间流水。一周下来，盘点了一遍，平均每天的有效工作时间在6.5个小时。所谓有效工作时间，就是真正全神贯注、有产出的时间，像是上厕所、吃零食、接电话、跟同事说话、发呆、任务之间切换、被别人问问题等等，都是非有效时间。6.5个小时有效，非常高效啊！不过，我可是一天工作12小时的人……看了这个数字，他才相信，我的效率是真的低。实际上，如果你是脑力劳动者，你的工作不是重复劳动，那么你的大部分时间都是浪费掉的。因为思考是讲究状态的。今日头条的创始人张一鸣，说他经过反复调试，最佳的效率状态是心情处于轻度喜悦和轻度沮丧之间。运动员在大赛之前都会调节自己，让自己达到比赛的最佳状态，其实普通人一样如此。我们在思考一些困难问题的时候，需要全身心投入，而全身心投入往往是体能、情感和思维三者的配合：太饿或者太饱的时候，很难思考；生气或兴奋而无法平静的时候，很难思考；思维还停留在昨晚的电视剧情节上，仍然很难思考。反而是一些不用思考的重复工作，恰恰有可能一直高效。比如给客户写一份行业分析，给你一个模板，然后百度相关的信息填进去，你一天可以分析5个行业；但如果让你做得深度一些、有自己的见解，一天下来可能真没什么产出。看起来前者更加高效，但这种看起来高效且重复的劳动，会让你的思维能力长时间停在舒适区，思维的肌肉因为缺乏锻炼而萎缩。何况，未经思考的报告，就不会得到老板和客户的认可，继而引发接下来一系列的问题等待解决，徒增了工作量。所以，过度关注工作效率、忽视思考效率，是我们浪费时间的原因之一。因为对效率的极致追求，会导致我们给自己分配很多任务，进而觉得时间短、任务重、需要提高效率，所以开始赶工，完全放弃了看似无用思考，一头扎进去做事。但因为没有思考，所以做事方法有问题，事情做不完、问题越来越多。最终，很多人开始寻求各种效率工具来帮助自己，以至于在工具上花费了巨大精力。所以，把目光从“效率”上面拿开，不要纠结一天做了多少个任务，转而关注“价值”，看看自己一天的价值产出有多大，才是真正省时间的做法。

误区2：高估意志力、低估驱动力

我们常常会觉得：自己意志力太差，浪费了很多时间。比如很多人会纠结早起问题，他们希望自己早起之后可以去锻炼、去背单词、去看书，然而却因为早上起不来，所以没有做这些事情，最终把问题归咎于“自己不能早起”。我之前做咨询的时候，觉得自己没有海外读书的经历，没有其他同事的英文好，所以就早起学英文。折腾了两周，总算能够挣扎着起来，可后来发现，自己是做到早起了，但起来之后开始东收拾、西磨叽，最终也没读得进几篇英文。后来自己接了一个项目，对方CEO是法国人，每2周就需要跟对方汇报项目进展、结论等等，每次汇报需要提前几天准备，所以我几乎每天都在花时间演练英文演讲。所以，不学英文的原因，不在于我不能早起，而在于学英文的动力是不是足。我跟一个纠结早起问题的朋友说：你早起是要做什么呢？如果没什么可做，为什么要早起呢？如果真有那么重要的事情做，你又怎么会起不来呢？实际上，人的意志力是有限的，任何让自己坚持的事情，都会消耗能量。比如工作太久之后，会想吃垃圾食品，想玩游戏或者看偶像剧，开始控制不了自己，就是因为意志力被耗光了。当你坚持早起的时候，其实不是“早起”这件事情累着你，而是“坚持”这件事情累着你了，所以如果你早起靠的是意志力，而不是真的要去做某件事情，那么你会把有限的意志力消耗在“坚持早起”这件没有实际产出的事情上，导致在其它重要事情上没有足够的意志力可用。很多事情靠的都不是意志力，而是驱动力。驱动力来自哪里呢？有你的动机，你的人生/事业目标，有deadline，还有外部环境等等。比如，我找到的人生目标是给他人带来正面影响，然后我开始做圈外，这个目标驱动我克服创业中一个又一个困难。再比如，想提升自己的演讲能力，那就去答应做一个演讲，为了不在上百人面前丢脸、为了演讲deadline，你会有驱动力好好练习的。还比如，想让自己坚持学习，那就跟你的朋友组对，每天把学到的东西讲给对方听，这对成就感驱动的人很有效，圈外很多学员就是这么做的。总之，别太相信自己的意志力，而要找到自己的驱动力。

误区3：高估自己的认知、低估原则的作用

圈外的运营之前经常会为一件事烦恼，就是写用户沟通文案。难度在于，因为是文字沟通，用户看不到你的表情、动作、语气，所以他理解的意思跟你想要传达的意思往往不同；而且，为了让用户都愿意看，字数又不能太多；加之，圈外用户是付费用户，期望自然不同。所以，经常会发生一件事情，就是本来通知一个产品更新，是个好事情，结果用户却理解为“你怎么又变了”。后来，几乎每次文案都需要很多同事甚至包括我，帮忙一起看和改，非常浪费文案写作者本人的时间，以及整个团队的时间。但后来我发现，虽然每次文案内容有所不同、问题也都不同，但问题的类型都差不多。所以后来，我让运营同事把之前的文案修改历史都拿出来，总结了几个原则，包括“任何变动都要沟通why”、“最后单独列出用户需要的行动”等等，把这些原则贴在明显可以看到的地方，后来的文案，基本就没太大问题了。我们非常容易高估自己的认知，觉得做错一次就学到了，以后就能做到了。但其实，错100次的事情，你也有可能会错第101次。这是因为，你的事情太多了，在做某样具体事情的时候，你很难把之前的认知都过一遍，挑选出适合这件事情的正确认知，所以才会总犯一样的错误。最近很火的《原则》那本书，给我最大的启发不是里面一条条原则，而是：用原则来指导自己做事。很多复杂的事情，比如运营、比如创业、比如关系，都可以用一条条原则来指导自己做事。当然，这些原则，需要是自己有过深切体会甚至踩过坑的。就说聚焦这件事情，够简单吧？我觉得挺简单的，而且以一个咨询老司机来说，以前天天跟客户讲聚焦，这件事情就更简单了。但创业之后，我发现并不简单。经常出现的情况是，明明定下了目标和重点，但1个月之后发现，花的时间都没有在重要目标上，然后猛然想起“要聚焦”。但一段时间之后又会忘记。之后，自己就弄了个原则“只做跟目标最相关的事”，然后把它贴在我每天都能看到的地方，每做一件事情之前就看看，果然好了很多，节省了公司很多走弯路的时间。大道至简，所有复杂的事情，都应该有简单的原则可以参考。所以说，如果我们能够放弃对效率的极致追求、用效率换思考，如果我们能够接受自己意志力有限的事实、让目标和驱动力引导自己做事；如果我们能够为所有复杂的事情整理出一些简单的原则，就能够让自己有限的时间产生最大的价值。提高效率，从来不是说要在一定时间内做足够多的事情，而是在一定时间内做足够有价值的事情。最后，针对这些认识误区，我再给3个自己工作10多年以来觉得最有用的省时间方法，能够让你在有限的时间内产出巨大的价值：

1. 列出自己最重要的几个目标，放在每天可以看到的地方：每周、每月、每季度、每年的开始，最重要的事情就是，列出你的10大目标。然后，对这些目标进行排序，最终选出最重要的3个，其它7个划掉。然后把这些目标（3个最重要的以及7个叉掉的）贴在自己每天都能看到的地方。每做一件事情就去对照这个列表，看看它是不是在那3个以内，如果不是，那就想一想“这件事情是不是一定要做”。在圈外，我给每位员工（包括我自己）准备了两块可以贴在墙上的白板纸，其中一块就是用来写自己的工作目标和工作重点，然后每周周会进行回顾。

2. 列出自己的做事原则：刚才提到，在圈外每个人有两块白板，一块用来写目标，那另外一块用来写什么呢？就是自己的做事原则。你经常犯的错误、你觉得重要的认知、你经常做的事情的标准等等，都可以写在上面，然后定期更新和调整。比如对我来说，近期重要的一些原则是：1）跟目标关联不大的事情不要做；2）别人可以做的事情自己不要做；3）不Scalable的事情不要做。

3. 找到自己的时间规律：前面讲到思考需要状态，最佳状态越多，同一时间内思考的产出就越高。那么如何找到最佳状态呢？你需要把时间做个切分，因为时间跟时间是不一样的。
1）黄金时间：你最能够集中注意力的长段时间叫黄金时间，因人而异，有些人是清晨，有些人是夜晚，这个时间适合做一些需要深度思考的事情。你可以通过多次尝试找到规律，比如我自己是早上7点到10点，所以我一般早起，处理一些重要事情，然后再去公司。需要说明的是，这些重要事情不包括回复邮件和消息，而是真的需要深度思考的事情。
2）常规时间：每天基本固定的时间叫做常规时间，比如上下班、吃饭、健身等等，这些时间你可以挖掘一下，适合用来看书、背单词或者为一件重要的事情积累素材等等。总之，就是适合做那些需要动一点脑子、但不需要太深度思考的事情。比如我会在上下班路上听音频。

3）碎片时间：比如等车、排队、等朋友等等，这些时间可以做一些必须要做的重复劳动，比如我会用来读新闻、回复邮件等等。如果真正能执行上面三个方法，时间价值一定会有很大的提升。

来源：圈外孙圈圈| 微信： ID：iquanwai
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